對接待計(jì)劃有了全面、詳細(xì)的了解之后，讓我們來看看，計(jì)調(diào)人員是怎樣圍繞計(jì)劃，逐項(xiàng)、分步驟地落實(shí)計(jì)劃內(nèi)容的。計(jì)調(diào)業(yè)務(wù)流程有如下步驟：接收計(jì)劃、發(fā)送計(jì)劃、確認(rèn)計(jì)劃、更改計(jì)劃、歸檔計(jì)劃和統(tǒng)計(jì)計(jì)劃。

   （一）接收計(jì)劃

   計(jì)調(diào)部從外聯(lián)和各組團(tuán)社接收到的旅游計(jì)劃和預(yù)報(bào)是各種各樣的，系列團(tuán)、散客團(tuán)、特殊團(tuán)、小包價(jià)團(tuán)、單項(xiàng)委托等等；有著急的、不著急的；傳真過來的、電子郵件發(fā)過來的，五花八門。計(jì)調(diào)部在收到這些計(jì)劃后，要進(jìn)行及時(shí)處理，分門別類、編號登記，按照輕爪緩急的順序及時(shí)送報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)，以及計(jì)劃中涉及的所有合作部門和機(jī)構(gòu)。分類和編號方法視具休的公司和部門而定。

   （二）發(fā)送計(jì)劃

   計(jì)調(diào)部應(yīng)將分類整理好的計(jì)劃，提前發(fā)送給民航、鐵路、車船公司、飯店，以及本社訂房中心、訂票中心、導(dǎo)游部等有關(guān)單位和部門，以便這些單位和部門能及時(shí)了解接待計(jì)劃，做好充分的接待準(zhǔn)備工作。具體提前多長時(shí)間發(fā)送計(jì)劃，視團(tuán)隊(duì)和市場情況而定，最好是及時(shí)發(fā)送，及時(shí)預(yù)知。

   （三）確認(rèn)計(jì)劃

   為了確保接待計(jì)劃的順利實(shí)施，杜絕各種責(zé)任事故的發(fā)生，計(jì)調(diào)部要對所發(fā)送的計(jì)劃進(jìn)行逐一確認(rèn)，切實(shí)落實(shí)各接待部門已經(jīng)明確了白己的接待任務(wù)。確認(rèn)計(jì)劃是計(jì)調(diào)部業(yè)務(wù)流程中至關(guān)．敢要的環(huán)節(jié)，瑣碎繁雜、耗時(shí)耗力，但卻不容忽視。這就要求計(jì)調(diào)人員必須認(rèn)真負(fù)責(zé)、耐心謹(jǐn)慎。確認(rèn)計(jì)劃，要求堅(jiān)持書面確認(rèn)的原則，無淪是通過傳真還是電子郵件的形式，一定都要有對方的書面確認(rèn)。書面確認(rèn)的內(nèi)容包括：確認(rèn)人、確認(rèn)項(xiàng)目、確認(rèn)時(shí)間，避免今后不必要的責(zé)任扯皮。這點(diǎn)是需要計(jì)調(diào)人員特別關(guān)注的。

   確認(rèn)的具體內(nèi)容，是圍繞計(jì)劃落實(shí)客人的行、游、住、食、購、娛等各個(gè)環(huán)節(jié)是否已經(jīng)按要求準(zhǔn)備到位。

  （1）行― 車隊(duì)或汽車公司確認(rèn)用車標(biāo)準(zhǔn)，是否有行李車；交通部門或票務(wù)中心，確認(rèn)各段機(jī)、車、船票是否訂妥；
  （2）游― 導(dǎo)游部確認(rèn)地陪和全陪的安排，景點(diǎn)門票的購買；
  （3）住― 各飯店和飯店預(yù)訂中心確認(rèn)用房天數(shù)和間數(shù)（單間、雙間、陪！司床）;
  （4）食― 各餐廳確認(rèn)用餐人數(shù)、標(biāo)準(zhǔn)和特殊需求，如素食等；
  （5）購― 計(jì)調(diào)部確認(rèn)是否有購物限制，如次數(shù)、地點(diǎn)等；
  （6）娛― 計(jì)調(diào)部確認(rèn)娛樂項(xiàng)日的安排，如京劇、雜技等；

  （7）地接― 各地接社確認(rèn)已收到的計(jì)劃，并按計(jì)劃要求安排客人的行、游、住、食、購、娛。

   （四）更改計(jì)劃

   俗話說得好：天有不測風(fēng)云，計(jì)劃趕不上變化。一個(gè)旅行團(tuán)，說不定哪個(gè)環(huán)節(jié)就會(huì)有變化，計(jì)調(diào)部要馬上將此變化無一遺漏地通知到各相關(guān)部門和．單位。如人數(shù)，不管是減少還是增加，都會(huì)影響到用車、用房、用餐和門票等。所有變更都要按時(shí)間順序與原計(jì)劃存放在一起，以備隨時(shí)查看，避免出錯(cuò)。傳統(tǒng)的變更，都是計(jì)調(diào)部以書面形式發(fā)送到各相關(guān)部門和單位的，計(jì)調(diào)部將各部門簽收、確認(rèn)的變更單，按時(shí)間順序逐一粘貼在原計(jì)劃的背面?，F(xiàn)在，由于電子郵件的廣泛應(yīng)用，書面變更的程序已被電子更改所取代，外聯(lián)人員在原計(jì)劃基礎(chǔ)上變更內(nèi)容，并通知計(jì)調(diào)部；計(jì)調(diào)部將變更情況通過電子郵件發(fā)送給各相關(guān)部門和單位。變更通知是對原計(jì)劃的修正，若聯(lián)系不當(dāng)，則會(huì)導(dǎo)致混亂，造成失誤，從而影響接待質(zhì)量。因此，變更仍需要書面確認(rèn)，流程與確認(rèn)計(jì)劃相同。變更的內(nèi)容主要有以下幾方面：

  （1）人數(shù)的增加或減少；

  （2）因人數(shù)變更引起的其他相應(yīng)變更；
  （3）抵離航班、時(shí)間的更改；
  （4）因航班變更，用餐時(shí)間和地點(diǎn)的相應(yīng)變更；

  （5）其他內(nèi)容的變更等。

   （五）歸檔計(jì)劃

   計(jì)調(diào)部對外，不但要與飯店、交通、旅游景點(diǎn)、定點(diǎn)商店等機(jī)構(gòu)聯(lián)絡(luò)合作，還要與其他旅行社合作；對內(nèi)，更要與外聯(lián)、接待和財(cái)務(wù)等相關(guān)部門搞好交接工作。計(jì)調(diào)部每天往來的傳真、電子郵件、記錄等非常多。團(tuán)隊(duì)旅行雖然結(jié)束了，但結(jié)算、統(tǒng)計(jì)等后續(xù)工作還有待完成。這就要求計(jì)調(diào)部務(wù)必要將計(jì)劃作為原始資料歸檔收存，建立團(tuán)隊(duì)業(yè)務(wù)檔案庫，妥善保存起來，以便查閱。團(tuán)隊(duì)計(jì)劃檔案的留存時(shí)間一般為2 一3 年。

   （六）統(tǒng)計(jì)計(jì)劃

   為了更好地發(fā)展業(yè)務(wù)，擴(kuò)大市場份額，適應(yīng)市場變化，在日益激烈的市場競爭中立于不敗之地，旅行社必須對各項(xiàng)經(jīng)營活動(dòng)進(jìn)行認(rèn)真全面的統(tǒng)計(jì)，并進(jìn)行科學(xué)有效的分析，從而及時(shí)調(diào)整經(jīng)營方針與經(jīng)營策略。因此，影響旅行社經(jīng)營情況的一切數(shù)量關(guān)系，均是計(jì)調(diào)部統(tǒng)計(jì)工作的內(nèi)容，具體包括如下幾個(gè)方面：

   （1）客源統(tǒng)計(jì)：對客源情況的統(tǒng)計(jì)分析，是計(jì)調(diào)部統(tǒng)計(jì)工作最主要的一環(huán)。本旅行社一年及各個(gè)月份接待的人數(shù)、天數(shù)，各客源國（地區(qū)）的客源數(shù)量、客源流向，淡、旺季的分布等等，都應(yīng)有詳細(xì)的統(tǒng)計(jì)資料。通過對本期統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)同上年同期統(tǒng)計(jì)劃數(shù)據(jù)的對比，從中發(fā)現(xiàn)問題，找出規(guī)律，有利于旅行社決策部門開拓市場。通過圖和表的形式，可以把旅游現(xiàn)象數(shù)量方面的資料形象、清晰地反映出來。

   （2）合作單位情況統(tǒng)計(jì)：旅行社與民航、鐵路、飯店、汽車公司、旅游景點(diǎn)、餐廳、定點(diǎn)商店等方面都建立了合作關(guān)系，有必要對合作單位進(jìn)行全面的統(tǒng)計(jì)和分析，看看本旅行社在一定時(shí)期內(nèi)，向以上行業(yè)、部門和單位輸送了多少客源，為今后能爭取到更為優(yōu)惠的價(jià)格提供依據(jù)?？筛鶕?jù)需求設(shè)計(jì)出各種各樣、不同形式的從各個(gè)角度反映本旅行社經(jīng)營情況的統(tǒng)計(jì)表。如用車一覽表、旅游景點(diǎn)價(jià)格一覽表等。對這些表格也要妥善收存，分門別類以備查詢使用。

注意事項(xiàng)

   旅行社計(jì)調(diào)作為旅行社工作的核心，對他的從業(yè)人員有尤其嚴(yán)格的要求，但對于一些初次從事計(jì)調(diào)工作的人員來說，總有一些工作做得不到位，即使對于一些老計(jì)調(diào)來說也容易犯一些常識性錯(cuò)誤。

旅行社計(jì)調(diào)工作八大注意事項(xiàng)一

   口頭確認(rèn)或不明確確認(rèn)：計(jì)調(diào)在與相關(guān)合作單位確定吃、住、行、游、購、娛等方面的接待事宜時(shí)，必須要以接收到對方蓋有公章或者業(yè)務(wù)專用章的的確認(rèn)函或者接收到對方蓋有公章或者業(yè)務(wù)專用章傳真確認(rèn)件為準(zhǔn)，并加以核實(shí)，不能接受對方的口頭確認(rèn)或者網(wǎng)絡(luò)聊天確認(rèn)，即使對方是很熟的合作對象也不可以，因?yàn)榭陬^確認(rèn)和網(wǎng)絡(luò)聊天確認(rèn)的內(nèi)容存在很大的變數(shù)，尤其是在旅游旺季時(shí)節(jié)，相關(guān)接待事宜較難得到保證，甚至造成與對方要求標(biāo)準(zhǔn)的不一致，從而給本社聲譽(yù)造成不可彌補(bǔ)的損失。例如某沿海旅游城市一家旅行社在07年接待河北客人的時(shí)候，組團(tuán)社一次性的確認(rèn)了兩批團(tuán)隊(duì)，由于傳真確認(rèn)件不是十分清楚，地接社計(jì)調(diào)也沒有詳細(xì)查看，電詢了對方導(dǎo)游的電話號碼后做行程安排，結(jié)果漏掉了第二批團(tuán)隊(duì)，致使第二批客人到達(dá)該城市游覽時(shí)無房可住，時(shí)值旅游旺季，無法按照對方標(biāo)準(zhǔn)來安排，最后甚至讓第二批客人露宿街頭，此次事故造成的影響無論是組團(tuán)社還是地接社，都是巨大的。最后組團(tuán)社聯(lián)合許多旅行社集體封殺地接城市的這個(gè)旅行社合作?？陬^確認(rèn)的事宜對對方缺少法律意義上的約束，對方極有可能為了追逐更高的利潤或者受其他因素的影響而撤銷對你的接待承諾。一旦對方撤銷對你的接待承諾，你又沒有接到變更通知，在旅游淡季時(shí)節(jié)也許可以變通接待事宜，但旅游旺季時(shí)節(jié)對計(jì)調(diào)人員來說，絕對是嚴(yán)峻的工作挑戰(zhàn)。處理不當(dāng)會(huì)導(dǎo)致嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)損失和名譽(yù)損失。

旅行社計(jì)調(diào)工作八大注意事項(xiàng)二

   工作無條理：計(jì)調(diào)需要處理各種各樣的日?；蛘咄话l(fā)事件，也需要與各種各樣的人打交道，這就要求計(jì)調(diào)人員做事要有條理，有計(jì)劃，要分清輕重緩急與先后順序，更要預(yù)先準(zhǔn)備好各種情況下的處理預(yù)案。計(jì)調(diào)要對每一個(gè)運(yùn)行團(tuán)隊(duì)的基本情況爛熟于心，并適時(shí)進(jìn)行雙向的信息溝通。

   計(jì)調(diào)要有一個(gè)機(jī)敏靈活嚴(yán)謹(jǐn)?shù)拇竽X，要隨身帶一個(gè)大筆記本，把經(jīng)常用到的各種信息分門別類地記下來，尤其是易忘但又需要特殊注意的一些事情更要隨時(shí)記下來，每天都看上幾遍，以備忘?？梢詫懙暮軛l理，也可以只是幾個(gè)關(guān)鍵詞，只要是自己能看懂就可以。

旅行社計(jì)調(diào)工作八大注意事項(xiàng)三

 

   延誤回復(fù)：計(jì)調(diào)人員對每一件需要你盡快給予回復(fù)的要求都要引起足夠的重視，絕對不能拖延或者應(yīng)付。否則，要么耽誤事情的有效處理，要么會(huì)失去客戶。比如對方要求你提供一個(gè)產(chǎn)品的報(bào)價(jià)，或者一條旅游線路設(shè)計(jì)，你必須盡快從自己的資料庫中提取相關(guān)信息，并進(jìn)行加工潤色之后，在3—5分鐘之內(nèi)回復(fù)過去，否則對方會(huì)因等待焦慮而轉(zhuǎn)而尋求其他合作單位。如果自己實(shí)在忙不過來，應(yīng)該請其他計(jì)調(diào)人員給予協(xié)助。切忌對于不熟悉的旅游產(chǎn)品和線路胡亂報(bào)價(jià)，否則要么影響自己公司的經(jīng)濟(jì)收入，要么會(huì)影響公司的信譽(yù)，從而失去客戶對公司的信任。

旅行社計(jì)調(diào)工作八大注意事項(xiàng)四

 

   濫用通訊設(shè)施：計(jì)調(diào)人員對打出或打入的電話都應(yīng)該言簡意賅，快捷明了，不能閑扯過多的無關(guān)話題，也不能撥打私人電話，更不能用來談情說愛而進(jìn)行“話聊”，實(shí)在不能兼顧時(shí)要采用雙手機(jī)或雙卡或多手機(jī)的形式，并要以旅行社事務(wù)為主。否則會(huì)導(dǎo)致許多業(yè)務(wù)電話既不能打進(jìn)也不能打出，會(huì)耽誤旅行社業(yè)務(wù)的及時(shí)有效處理。與之相對應(yīng)的是，計(jì)調(diào)必須保證24小時(shí)開機(jī)，不分上班時(shí)間還是下班時(shí)間都應(yīng)該保證自己的聯(lián)系方式是暢通的，除非重大事項(xiàng)，不能無故關(guān)機(jī)。目前旅游市場上的年輕化大有愈演愈烈之勢，而且部分年輕人有比較多的共同話題，經(jīng)常以工作之需的名義互相聊天，套近乎，從而達(dá)到拉住客戶的目的，但是，這種既浪費(fèi)時(shí)間又浪費(fèi)資源的方法是不可取的，在你與對方互相恭維的時(shí)間里，如果用在如何把團(tuán)隊(duì)做好上，你會(huì)得到更多的客戶。充分利用好通訊設(shè)施，也是一個(gè)作為合格計(jì)調(diào)的必要素質(zhì)。某旅游城市的地接社計(jì)調(diào)在安排好本天的工作項(xiàng)目后外出，晚間，計(jì)劃第二天到達(dá)的團(tuán)隊(duì)由于事故原因提前一天抵達(dá)該市，可是負(fù)責(zé)安排本項(xiàng)工作的地接計(jì)調(diào)由于手機(jī)故障的原因，電話始終接不通，最后，組團(tuán)社在萬般無奈之下選擇了其他合作伙伴，從而造成了地接社的巨大損失。

旅行社計(jì)調(diào)工作八大注意事項(xiàng)五

   作業(yè)不精心：計(jì)調(diào)人員要縝密嚴(yán)謹(jǐn)，心細(xì)如發(fā)，目光如電，要能夠發(fā)現(xiàn)接待計(jì)劃中的細(xì)微變動(dòng)，要對特殊要求仔細(xì)研究，要有重復(fù)檢查及細(xì)節(jié)檢查的意識。要對每一項(xiàng)需要向接待人員交代的注意事項(xiàng)都落實(shí)到書面上，不能只是在腦子里過一下或者臨時(shí)現(xiàn)想，否則就會(huì)有遺漏而存在隱患，不利于接待計(jì)劃的正常執(zhí)行。計(jì)調(diào)的文檔管理要規(guī)范有序，需要什么材料都能在最短的時(shí)間之內(nèi)找到，不能一團(tuán)亂麻一鍋粥。特別對于顧客有特殊要求的，比如有回族朋友用餐要求，住宿時(shí)需要安排幾個(gè)單人間，以及行程安排上的種種特殊要求，一定要牢記，要交代明細(xì)，同時(shí)在團(tuán)隊(duì)抵達(dá)之后要對本社工作人員再三叮囑。

旅行社計(jì)調(diào)工作八大注意事項(xiàng)六 

   行程安排不合理：計(jì)調(diào)要對本接待區(qū)域的吃、住、行、游、購、娛等事項(xiàng)全面了解并實(shí)地查看，還要掌握這些事項(xiàng)的最新變化，要以最優(yōu)的組合規(guī)劃，妥善安排旅游接待計(jì)劃。對于一些諸如看日出、觀潮汐、進(jìn)場館、游宮觀、賞比賽的有關(guān)事項(xiàng)要嚴(yán)格掌握時(shí)間、地點(diǎn)、規(guī)則、禁忌、路線等的特殊要求。要以最合理最經(jīng)濟(jì)的方式安排行程，既方便與旅游者，也方便與己方的接待人員，更是為自己減輕工作負(fù)擔(dān)。要適時(shí)與有關(guān)接待人員（包括導(dǎo)游與司機(jī)）進(jìn)行信息溝通，虛心聽取他們的意見建議。尤其是掌握最新的景區(qū)信息變化，否則將會(huì)給行程造成巨大的影響，甚至對本社利益造成巨大損失。某市某景區(qū)由于內(nèi)部矛盾正在封閉，沒有及時(shí)通知旅行社，同時(shí)旅行社也沒有仔細(xì)詢問，依然按照常理安排日常行程，結(jié)果抵達(dá)某景區(qū)之后，無法游覽，因此造成客人不悅，由于該景區(qū)距離其他景區(qū)較遠(yuǎn)，在與客人溝通無果的情況下，地接社只能貼錢給客人安排異地的一個(gè)著名景區(qū)做彌補(bǔ)，既造成了本社信譽(yù)問題，同時(shí)還蒙受了經(jīng)濟(jì)損失。針對不同線路不同行程，計(jì)調(diào)人員一定要做到心中有數(shù)，安排合理。

旅行社計(jì)調(diào)工作八大注意事項(xiàng)七

   與外聯(lián)人員缺乏有效溝通：計(jì)調(diào)在安排團(tuán)隊(duì)接待計(jì)劃及接待人員時(shí)一定要與聯(lián)系本團(tuán)的外聯(lián)人員，向他詳細(xì)了解本團(tuán)隊(duì)的有關(guān)信息及特殊要求，并據(jù)此作出有針對性的接待計(jì)劃，按照一般經(jīng)驗(yàn)制定的接待計(jì)劃是不符合特殊團(tuán)隊(duì)要求的。只有加強(qiáng)溝通，增進(jìn)了解，才能給游客跟舒心的服務(wù)，根據(jù)團(tuán)隊(duì)的特點(diǎn)提供相應(yīng)的介紹與溝通，盡快減少客人在異地的這種不安全感，能夠?yàn)楦玫捻樌倪M(jìn)行旅游行程提供巨大的幫助！

旅行社計(jì)調(diào)工作八大注意事項(xiàng)八 

   合作社缺乏了解：計(jì)調(diào)在聯(lián)系合作旅行社時(shí)要對其進(jìn)行深入了解，諸如規(guī)模、行業(yè)信用度、團(tuán)量等信息是必須要掌握的，是否“黑社”或者部門更要從嚴(yán)核實(shí)，否則就會(huì)因圖便宜而吃大虧。隨著我國旅行業(yè)的蓬勃發(fā)展，一些人投機(jī)到旅游行業(yè)里，不講誠信，抓住一個(gè)宰一個(gè)，合作一次騙一次的非常規(guī)旅游人員也不少，因此，計(jì)調(diào)人員在互相合作之前，要對合作方有一定的認(rèn)知，不然，賠了夫人又折兵的事情就可能出現(xiàn)在自己的視野里。同樣的道理，尋求諸如酒店、餐廳、旅游車、票務(wù)代理、導(dǎo)游、景點(diǎn)、商店等合作單位時(shí)也必須全面掌握有關(guān)信息。